Fem gode vaner, der giver dig to ekstra timer hver dag

Det er ikke tid til en lang indledning i det her blogindlæg. Det handler nemlig om effektivitet – eller mangel på samme. For vi mennesker har det med at fylde vores arbejdsdag med en del dårlige vaner, som sluger uforholdsmæssigt meget tid. Dem får vi ryddet op i nu.

Du får fem gode råd til, hvordan du når mere på kortere tid. Bakket op af lidt af den forskning, vi også bruger, når vi underviser på vores bootcamp i adfærdsdesign, hvor flere af vores deltagere i øvrigt også arbejder med effektivitet på arbejdspladsen.

Men lad os ile videre. 

1: Begræns antallet af besøg i indbakken

 Der er lavet mange undersøgelser af den tid, vi spilder på vores sjuskede omgang med mails. En af de større undersøgelser af fænomenet viser fx, at det i gennemsnit tager 64 sekunder at vende tilbage til sit arbejde efter en mailafbrydelse.

Tjekker du dine mails, straks de lander, mister du altså en halv time hver dag, hvis du får 20-30 mails dagligt. Og mange af os får langt flere.

Løsningen er først og fremmest at mindske antallet af gange, du tjekker mails. Fx ved at sætte 1 time af i ny og næ til dedikeret opgaveløsning og ingen mailbesvarelse. Og bare rolig: Du går ikke glip af noget. Men du styrer indbakken fremfor omvendt.

2: Fokusér på det væsentligste

Det lyder forbandet banalt. Men alt for ofte mister vi fornemmelsen for, hvad der er vigtigt, og fortaber os i stedet i detailopgaver. Og vi kommer så let til at prioritere det, der haster, fremfor det, der for alvor giver værdi. Vi når en masse ting – ofte på bekostning af at nå de rigtige.

Derfor får du loven om nødvendig effektivitet:

”Der er ikke tid nok til alting, men der er altid tid nok til det væsentligste.”

Loven fortæller os, at det er naivt at gå rundt og tro, at der eksisterer noget, der hedder ’færdig’. For det er næppe en realitet at sidde klokken 13:30 og tænke: ’Lige nu ville jeg ikke kunne opdrive en arbejdsopgave, uanset hvor meget jeg prøvede.’

Så: Drop utopien om at blive endegyldigt færdig, og fokusér i stedet på at løse de rigtige ting – og bevidst prioritere andre ting fra.

3: Hav én bold i luften

Dit arbejde kræver formentlig, at du tænker dig om, mens du udfører det. Derfor bliver multitasking aldrig en effektiv arbejdsmetode. For ligesom med besøgene i indbakken mister du tid, hver gang du skifter arbejdsopgave. Undersøgelser peger på mindst tre minutter per afbrydelse.

Løsningen er det modsatte: Singletasking. Det giver dig fordybelse og mulighed for at komme i bund med opgaverne.

Singletasking består af tre lette skridt:

1. Vælg én opgave. Ja, kun én.
2. Eliminér forstyrrelser. Der er masser af muligheder: Luk mailen. Sluk telefonen. Luk døren.
3. Sæt et tidsrum af, og arbejd dedikeret på opgaven. Brug 20-25 minutter, og tag så en pause, før du fortsætter (en tilgang inspireret af pomodoro-metoden).

4: Bryd store opgaver ned i mindre dele

Der findes utrolige gevinster ved at bryde opgaver ned i mindre dele.

Du laver færre overspringshandlinger, fordi opgaven bliver mere overskuelig. Du laver færre fejl, fordi du får fokus på alle delelementerne og måske endda kan få sparring af en kollega med viden om netop den del. Og du planlægger bedre, fordi du får overblik over alle elementerne i en opgave i stedet for hovedløst at kaste dig ud i den.

Der er flere fordele, men vi stopper her i effektivitetens navn.

5: Lav regler om ro

Tænk, at der på arbejdspladser typisk findes politikker for, hvornår man skal melde sig syg, hvilket tøj man må have på, og om man kan forvente en julegave. Men der er sjældent en politik for at minimere afbrydelser, selvom der her ligger potentiale for større resultater og færre sygemeldinger.

Vores ineffektivitet skyldes ikke, at vi er dovne, men at vi bliver afbrudt af mails, spørgsmål, støj og overspringshandlinger. De mange forstyrrelser betyder, at vi i gennemsnit spilder mellem 20 og 25 % af vores dag på afbrydelser.

Hvis du vil begynde at nedbringe dette grotesk høje tal, kan du starte med de ting, vi har været omkring:

• Tjek din mail færre gange om dagen
• Sluk din telefon
• Tag høretelefoner på
• Sig eller signalér, at du ikke vil forstyrres.
• Gå en kort tur alene, og få energi til at koncentrere dig.

Og bliv månedens kollega ved at foreslå nogle timers ugentlig fokustid, som vi har i bro – eller hyre en af os til at holde en workshop om effektivitet for dine forstyrrede kollegaer. Mon ikke de er med på den, når du fortæller dem, at forstyrrelser æder op til to timer af deres arbejdsdag?